Hausverwaltung

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) legt keine festen zeitlichen Fristen fest, was bedauerlich ist. Die §§ 21 und 28 WEG legen lediglich fest, dass der Hausverwalter verpflichtet ist, jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen, einen Wirtschaftsplan für das laufende Kalenderjahr zu erstellen und die Kosten des vorangegangenen Jahres abzurechnen („Jahresabrechnung“). Jedoch gibt das Gesetz keine genauen Zeitpunkte für diese Aufgaben vor. In solchen Fällen sollten Wohnungseigentümer zuerst ihre Teilungserklärung und den Verwaltervertrag prüfen, da dort oft weitere Bestimmungen über den Zeitpunkt der Eigentümerversammlung zu finden sind.

Falls dies nicht der Fall ist, kann die Rechtsprechung den Wohnungseigentümern helfen. In der Regel gehen die höchstrichterlichen Entscheidungen davon aus, dass die Jahresabrechnung innerhalb der ersten drei bis maximal sechs Monate des Folgejahres erstellt werden sollte (beispielsweise OLG Zweibrücken, ZMR 2007, 887). Die Erstellung des Wirtschaftsplans sollte noch etwas früher erfolgen. Denn nur bei einem gültigen Wirtschaftsplan sind die Eigentümer verpflichtet, Hausgelder an die Gemeinschaft zu zahlen. Wenn es keine Klausel zur automatischen Verlängerung gibt, endet die Gültigkeit eines Wirtschaftsplans mit seinem festgelegten Zeitraum. Ein Wirtschaftsplan für das Jahr 2023 kann die Eigentümer im Jahr 2024 also nicht mehr zur Zahlung verpflichten, selbst wenn der Verwalter dies möglicherweise anders darstellt.

Daher ist es wichtig, dass ein neuer Wirtschaftsplan grundsätzlich noch im alten Jahr beschlossen wird, wenn der aktuelle ausläuft. Selbst wenn der Wirtschaftsplan auch für das neue Jahr gilt, sollte idealerweise zu Beginn des Abrechnungszeitraums ein neuer Wirtschaftsplan erstellt werden.

Infolgedessen sollte die Hausverwaltung innerhalb der ersten 3 bis 6 Monate eine Eigentümerversammlung einberufen, in der über die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan abgestimmt wird.

Gemäß § 24 Abs. 1 WEG ist es grundsätzlich erforderlich, dass der Hausverwalter mindestens einmal jährlich eine reguläre Eigentümerversammlung einberuft.

Zusätzlich liegt die Verpflichtung zur Einberufung gemäß § 24 Abs. 2 WEG vor, wenn „dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird“.

Es gibt jedoch Ausnahmen! Falls gemäß § 24 Abs. 3 WEG kein Verwalter vorhanden ist oder sich weigert, kann auch der Vorsitzende des Hausverwaltungsbeirats oder sein Vertreter die Einberufung übernehmen. Diese Situation kann auftreten, beispielsweise wenn ein Verwalter in den Ruhestand tritt und keinen Nachfolger hat.

Doch wie handhaben Wohnungseigentümergemeinschaften, die weder einen Hausverwaltungsbeirat noch eine Hausverwaltung haben? Insbesondere in kleinen Gemeinschaften mit 2 oder 3 Einheiten kommt es häufig vor, dass beide Positionen unbesetzt sind. Gemäß § 24 Abs. 3 WEG können auch Mitglieder in solchen verwalterlosen Gemeinschaften die Einberufung einer Eigentümerversammlung übernehmen. Es gibt jedoch eine Bedingung: Ein entsprechender Beschluss muss gefasst worden sein, damit ein Mitglied diese Aufgabe übernehmen kann. Sollte es keinen Beschluss geben, der ein Mitglied zur Einberufung einer Eigentümerversammlung legitimiert, ist über das zuständige Amtsgericht ein sogenannter Notverwalter zu bestellen.

Für selbstverwaltete Gemeinschaften gilt folgender Hinweis: Ist Ihre Gemeinschaft selbstverwaltet? In diesem Fall übernimmt ein bestellter Wohnungseigentümer als interner Verwalter die Einberufung der Versammlung.

Die Mitglieder der Eigentümerversammlung (ETV) müssen spätestens drei Wochen vor dem Termin schriftlich eingeladen werden, entweder per Brief, E-Mail oder Fax. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich in § 24 Abs. 4 WEG. Diese Frist soll sicherstellen, dass alle Wohnungseigentümer rechtzeitig informiert werden und ihre Teilnahme an der Versammlung planen können.

Eigentümergemeinschaften haben die Möglichkeit, längere Fristen in Absprache mit dem zuständigen Hausverwalter zu vereinbaren. Kürzere Fristen als drei Wochen führen dazu, dass Beschlüsse anfechtbar sein können. Im Falle eines Rechtsstreits müssten beide Parteien jedoch nachweisen, dass sie durch die verspätete Einladung einen Nachteil bei der Abstimmung erlitten haben (LG München I, Urteil vom 27.09.2018 – 36 S 18251/16 WEG). Es ist daher ratsam, das Risiko durch die Einhaltung der Frist zu vermeiden. Bei außerordentlichen Eigentümerversammlungen kann das Unterschreiten der drei Wochenfrist sachgerecht sein, wenn die Mitglieder der Eigentümerversammlung über eine Sofortmaßnahme entscheiden müssen.

Wichtiger Hinweis sofort. Daher können auch am letzten Tag vor Ablauf der Frist Nachrichten verschickt werden. Bei Einladungen per Brief muss jedoch die Postlaufzeit berücksichtigt werden. Zudem sollten auch Sonn- und Feiertage bei der Zustellung in Betracht gezogen werden.

In der Regel liegt die Verantwortung für die Erstellung der Tagesordnung beim Hausverwalter. Er muss sicherstellen, dass alle Themen klar formuliert sind, um Missverständnisse innerhalb der Eigentümergemeinschaft zu vermeiden. Außerdem obliegt es ihm, die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festzulegen und ihre Priorität zu bestimmen.

Die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft sind dafür verantwortlich, dass ihre Anträge rechtzeitig beim Hausverwalter eingehen. Jeder Antrag sollte eine kurze sachliche Begründung enthalten und sich auf einen bestimmten Tagesordnungspunkt beziehen.

Daher ist es ratsam, frühzeitig Kontakt zum Hausverwalter aufzunehmen, da die Einladung zur Versammlung mit der Tagesordnung spätestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden muss. Diese Frist ergibt sich aus § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG. Bis zur Versendung der Einladung können Mitglieder der Gemeinschaft neue Anträge zur Tagesordnung einbringen, vorausgesetzt sie handeln rechtzeitig (LG München I, Urteil vom 16.05.2011 – 1 S 5166/11).

Wenn Sie die Einladungsfrist verpasst haben und dennoch einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen möchten, kann der Hausverwalter Ihren Antrag ablehnen.

Wenn der Hausverwalter die Einladung mit der Tagesordnung sehr frühzeitig an die Eigentümer versendet hat (zum Beispiel 6 Wochen vor dem Versammlungstermin), können Sie problemlos weitere Anträge stellen und eine Änderung der Tagesordnung beantragen.

Gemeinschaftliche Entscheidungen bezüglich des Gemeinschaftseigentums trifft die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) stets gemeinschaftlich. Hierzu gehören Bereiche wie der Garten oder das Treppenhaus, da Veränderungen an der Wohnanlage oder dem Gebäude jeden Wohnungseigentümer betreffen können.

Jedes Mitglied besitzt ein Stimmrecht, um seine Position klar zu vertreten, insbesondere bei der Abstimmung über Beschlüsse. Wichtige Themen werden in regulären Eigentümerversammlungen diskutiert, die in der Regel einmal pro Jahr stattfinden. Zudem besteht die Möglichkeit, über Umlaufbeschlüsse zu entscheiden.

Es gibt jedoch Situationen, in denen weder die reguläre Versammlung noch der Umlaufbeschluss geeignet sind, insbesondere wenn schnelles Handeln erforderlich ist. In solchen Fällen können Wohnungseigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV) einberufen.

Es gibt diverse Gründe, warum Eigentümer sich dazu entscheiden, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Eine Situation kann entstehen, wenn es keinen Immobilienverwalter gibt, was bedeutet, dass die Verantwortung vollständig bei der Wohnungseigentümergemeinschaft liegt.

Jedoch ist die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung auch in Situationen von großer Relevanz, in denen schnelles Handeln erforderlich ist. Beispielsweise bei Schimmelbefall oder einem Rohrbruch müssen unverzüglich Maßnahmen ergriffen werden. Um sicherzustellen, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft handlungsfähig bleibt, selbst wenn der Verwalter gerade nicht verfügbar ist, besteht die Möglichkeit, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen.

Folgende Ereignisse können als Anlass für eine außerordentliche Eigentümerversammlung dienen:

• Rohrbrüche
• Wasserschäden
• Sturmschäden
• Schimmelbefall
• Pflichtverletzungen seitens des Verwalters

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft können Entscheidungen entweder während einer

 – Eigentümerversammlung oder

– durch einen Umlaufbeschluss gemäß § 23 Abs. 3 WEG

getroffen werden. Wenn zügige Entscheidungen in Ihrer Gemeinschaft erforderlich sind, ist das Umlaufbeschlussverfahren die bevorzugte Option. Es erfordert lediglich einen schriftlichen Antrag, der an alle Miteigentümer übermittelt wird, beispielsweise per E-Mail, Post oder WhatsApp-Nachricht. Sobald alle Mitglieder der Gemeinschaft zugestimmt haben, gilt der Beschluss im Umlaufverfahren als erfolgreich.

Im Vergleich zu einer Eigentümerversammlung entfällt der hohe Organisationsaufwand vollständig, was diese Entscheidungsform wesentlich einfacher und schneller macht.

Die Abwicklung eines Umlaufverfahrens ist recht unkompliziert gestaltet und kann auf zwei verschiedene Arten eingeleitet werden:

1. Bei einem Umlaufbeschluss im weiteren Sinne wird der Beschlussantrag zeitgleich an alle Eigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) verschickt, um ihre Zustimmung einzuholen.
2. Die Alternative ist das Umlaufverfahren im engeren Sinne. Dabei wird zunächst ein Schreiben an einen Eigentümer der WEG geschickt. Nachdem diese Person ihre schriftliche Entscheidung getroffen hat, wird das Schreiben nacheinander durch die gesamte WEG gereicht, bis jeder Eigentümer seine Stimme abgegeben hat.

Dank des neuen WEG-Gesetzes muss die Durchführung des Umlaufverfahrens nur noch in Textform erfolgen. Daher können zur Abstimmung folgende Kommunikationsmittel genutzt werden: E-Mail, Post, WhatsApp (als Textnachricht), sowie andere Messenger-Dienste wie Facebook Messenger oder Telegram.

Dies macht das Umlaufverfahren deutlich schneller und einfacher als in der Vergangenheit und ist besonders vorteilhaft für WEGs, bei denen nicht alle Eigentümer vor Ort sind. Früher mussten Umlaufbeschlüsse per Post hin und her geschickt werden, und die Unterschriften aller Wohnungseigentümer waren erforderlich.

Heutzutage kann ein Umlaufbeschlussverfahren problemlos per Chat (oder E-Mail) mit allen Mitgliedern der WEG durchgeführt werden – alles mit wenigen Klicks und komplett papierlos.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass für ein Umlaufverfahren die sogenannte Allstimmigkeit erforderlich ist, damit ein Beschluss erfolgreich ist. Das bedeutet, dass alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zustimmen müssen.

Wenn auch nur eine Enthaltung oder Gegenstimme vorliegt, scheitert das Vorhaben und eine Abstimmung muss in einer Eigentümerversammlung durchgeführt werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, das Abstimmungsverfahren für eine bestimmte Angelegenheit zu ändern, sodass eine einfache Mehrheit bei einem Umlaufverfahren ausreicht. Hierzu bedarf es im Vorfeld eines sog. „Absenkungsbeschlusses“.

Erst durch die Veröffentlichung des Ergebnisses wird ein Umlaufbeschluss wirksam. Dafür kann der Initiator des Umlaufverfahrens (bspw. ein Eigentümer aus der WEG) verschiedene Wege nutzen. In den meisten Fällen wird das Ergebnis schriftlich per E-Mail oder Post allen Eigentümer mitgeteilt. Auch ein Aushang im Treppenhaus kann zur Verkündung genutzt werden.

Um ein Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit durchführen zu können, ist zunächst ein vorheriger Beschluss erforderlich, der als „Absenkungsbeschluss“ bekannt ist. In diesem Beschluss entscheidet die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), dass eine Entscheidung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt (TOP) im Umlaufverfahren mit Mehrheitsentscheidung getroffen werden soll.

Ein Beispiel verdeutlicht diesen Prozess:

Während einer Eigentümerversammlung soll über die Beauftragung eines Handwerkers abgestimmt werden, jedoch liegen zu diesem Zeitpunkt noch keine Angebote vor. Daher beschließt die WEG, dass die Entscheidung im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit getroffen werden soll, sobald der Verwalter die Angebote eingeholt hat. Die WEG fasst daraufhin diesen Absenkungsbeschluss.

Nach 2 Wochen hat der Verwalter alle Angebote eingeholt, und nun erfolgt die Abstimmung im Umlaufverfahren – mit einfacher Mehrheit.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufhebung der Allstimmigkeit nur für dieses spezifische Vorhaben gilt, nämlich die Beauftragung von Handwerkern. Eine dauerhafte Absenkung der erforderlichen Mehrheit ist nicht möglich.

In Fällen, in denen ein Eigentümer auf einen Umlaufbeschluss nicht reagiert, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) nur begrenzt intervenieren. Eine zwingende Teilnahme an einem Umlaufverfahren ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Im Falle einer Allstimmigkeit führt das Ausbleiben der Reaktion eines Eigentümers auf den Umlaufbeschluss zu einem unergiebigen Ergebnis. Infolgedessen wäre der Beschluss unwirksam, und eine Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung wäre erforderlich.

Es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel: Es muss zuvor in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden, dass für Umlaufverfahren auch eine einfache Mehrheit ausreichend ist. Falls eine solche Vereinbarung besteht, ist ein Umlaufbeschluss gültig, selbst wenn einzelne Eigentümer nicht teilnehmen und ihre Stimme abgeben.

Ja, ein Umlaufbeschlussverfahren ist auch über WhatsApp möglich. Sowohl die Durchführung als auch die Verkündung können seit der WEG-Reform 2020 über den beliebten Messenger realisiert werden.

Hinweis :

Stimmen sind nur gültig, wenn Sie in Textform eingereicht wurden! Sprachnachrichten oder Videobotschaften werden nicht akzeptiert.